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返信用封筒の送付状書き方は?絶対にやってはいけない送付状の書き方!

投稿日:2018年3月15日 更新日:

さとしです。

さとしは普段サラリーマンをしています。

サラリーマンをしていると疑問に思う事が多々あります。

その中から返信用封筒の送付状の書き方に疑問がありましたのでいろいろと調査した結果絶対にやってはいけない送付状の書き方がありましたのでお伝えしたいと思います。

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送付状の書き方

顧客に書類などを送付して折り返しの返信が欲しい場合は誰が見ても分かるように的確になていることが必要です。

①封筒にないっている内容物(書類名と枚数など)

②何をしてほしいかが分かるか(誰に何を)

③その書類が返信必要か。

当然送付状に何が何枚入っているかは記載することが常識ですが送付状の書き方にも失礼が無いように書いてあることが大切です。

送付状には下記の内容は最低限必要になります。

1.日付け、宛先、差出人

2.送付状の題名(書類送付状等)

3.本文「拝啓」~「敬具」

4.記書き「記」~「以上」

見本としては下記の通りです。

↓↓↓ここから

〇〇株式会社
総務 係長
〇〇様

株式会社□□□
東京都新宿区〇〇町1-1-1
TEL:03-0000-0000
e-mail:ooooo@ooo.co.jp
□□ □□(←氏名)

書類送付のご案内

拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、下記の通り契約書類を2部同封いたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、内容をご確認の上、
記名捺印いただき、同封の返信用封筒にて
1部をご返送くださいますようお願い申し上げます。

敬具

[同封書類]
・覚書             2部
・返信用封筒(82円切手貼付) 1部

以上

ここまで

ビジネス文書の場合は特に短文で簡潔な書き方を心がけましょう。相手に失礼のないよう敬語を使うことは大切ですが、過度に敬語をつけると鬱陶しく読み難くなることもあるので、文章全体のバランスを考えながら調整する必要もあります。

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ここで疑問に思う事ですが、

ご返送くださいますよう・・・」とありますが、

ご返送いただきますよう・・・」と記載されていても問題はありません。

この2つの言葉の違いは尊敬語か謙譲語かの違いによります。

くださいますよう」は尊敬語、

いただきますよう」は謙譲語となります。

ではどちらが宜しいかというとビジネス的には「くださいますよう」の尊敬語のほうが相手の動作や行動を尊重するものでありしっくりくる丁寧な言い回しになります。

もう一つ「ご返送・・」の「」は二重敬語と思われがちですがこれは問題ありません。

また、「送付ください」と「お送りください」の違いについてもお伝え致します。

こちらも悩む方がいるかと思いますが、どちらを使っても問題はありません。

あえてどちらも使わずに「同封いたします。」という表現を使う方もいますが、好みの問題ですのでこちらを使ってもいいでしょう。

しいて言えば、「送付」とは送り付けるという意味がありますので相手が失礼だと思う方もいるかも知れません。

さとしは何度も「送付」を多用していますが失礼な言い方だと言われたことは一度もありませんし、そこまで気にするような頭の固い方はいないと思います。

心配する方は「お送り致します。」と使ったほうがベストであるとも言えますね。

絶対にやってはいけない送付状の書き方

上で紹介した送付状にも絶対にやってはいけない文書が含まれています。

何も問題ないように見えますが、取引先の方がお亡くなりになられた場合(社長や個人)あての送付状は次の文言は削除したほうが良いでしょうと言うか絶対に削除してください。

「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」

この一文は亡くなられた家族の方や会社であれば社長などが亡くなられて名義の変更など書類をお送りしてしまうと大変失礼になります。

さとしの会社でもこれをやって苦情が来たことがありますね。

まとめ

日本語は難しいですね。

送付状一つとっても失礼がないか気にしなければなりません。

しかし、要件は書類を送り返してもらうことが相手に伝われば大丈夫ですから別に堅苦しい言葉を使わなくてもシンプルに分かるように送付できれば問題ないかと思いますね。

あと一つ忘れてはいけないのが返送用の封筒は必ず同封し切手も貼付しておくべきです。

さとしの会社へ送付されてくる書類で返送しなければいけないのに返信用の封筒が付いていないことは多々あります。

取引の内容や状況にもよるのでしょうがこちらから頼んでいる場合はほぼ100%同封の封筒はありませんね。

その辺も次回お伝えできたらと思います。

お役に立てたら幸いです。

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